Personenbezogene Daten werden genutzt, um Anfragen zu beantworten, Kommunikation zu führen und Inhalte rund um digitale Lernplanung bereitzustellen. Dazu gehören Terminabsprachen, Rückfragen zu Anliegen, Vorbereitung von Gesprächen und die Dokumentation relevanter Informationen. Zudem dienen technische Daten der Sicherstellung eines stabilen Betriebs, der Fehleranalyse und der Abwehr missbräuchlicher Nutzung.

In aggregierter Form unterstützen Nutzungsdaten die Weiterentwicklung von Inhalten und Strukturen, etwa indem erkennbar wird, welche Themen rund um Microlearning oder selbstgesteuerte Angebote besonders häufig aufgerufen werden. Wo eine Einwilligung vorliegt, können Daten außerdem genutzt werden, um gezielt Informationen zu versenden, die zu den genannten Interessen passen. Eine solche Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Valaeanorne gibt personenbezogene Daten nicht wahllos weiter. Eine Weitergabe erfolgt nur, wenn sie für die Vertragserfüllung notwendig ist, eine rechtliche Pflicht besteht oder eine ausdrückliche Einwilligung vorliegt. Typische Empfänger können Dienstleister für Hosting, E-Mail-Versand oder technische Wartung sein, die sorgfältig ausgewählt und vertraglich auf Datenschutz, Vertraulichkeit und Datensicherheit verpflichtet werden.

Bei Zusammenarbeit mit Partnerorganisationen im Rahmen von Projekten zur digitalen Lernplanung können ausgewählte Informationen geteilt werden, soweit dies für die Abstimmung erforderlich und rechtlich zulässig ist. In solchen Fällen werden die betroffenen Personen transparent informiert. Eine Übermittlung in Staaten außerhalb der Schweiz oder des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nur, wenn ein angemessenes Datenschutzniveau sichergestellt ist, etwa durch anerkannte Garantien oder ausdrücklich vereinbarte Schutzmechanismen.

Schutz personenbezogener Daten hat hohe Priorität. Valaeanorne setzt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff oder unberechtigter Offenlegung zu schützen. Dazu gehören Zugriffsberechtigungen nach dem Need-to-know-Prinzip, sichere Übertragungsverfahren, regelmäßige Aktualisierung eingesetzter Systeme sowie Sensibilisierung für einen verantwortungsvollen Umgang mit Informationen. Datenspeicherung erfolgt nur so lange, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich oder rechtlich vorgeschrieben ist.

Trotz sorgfältiger Maßnahmen kann kein absoluter Schutz vor Sicherheitsvorfällen garantiert werden. Digitale Kommunikation, insbesondere per E-Mail, kann Sicherheitslücken aufweisen. Wo besonders sensible Inhalte berührt sind, werden nach Möglichkeit zusätzliche Schutzmechanismen eingesetzt oder alternative Kommunikationswege angeboten. Im Fall eines relevanten Sicherheitsvorfalls werden gesetzliche Meldepflichten eingehalten und betroffene Personen im Rahmen der rechtlichen Vorgaben informiert.